こんばんは、tatsuyaです！
皆さんは、仕事をすることについてどんな意義を感じていますか？
最近のさとり世代の方は、仕事よりもプライベート重視の方が増えていると思います。
また、働き方改革で残業が制限されてきている中、業務の効率化が必須となってきていると思います。
プライベートで仕事のことを考えるのは嫌ですよね。
そこで、 高いアウトプットを出すため、また、仕事を早く終わらせて速攻で帰宅し、副業を行うために私自身の考え方、スケジューリングからソフトウェアの使い方に至るまで、基本的な事項についてご紹介したいと思います。
業務を効率化する精神とは？
業務を効率化する精神ということは、タスクをスケジューリングし、
今日やらないでよいことは明日やる、一方、その日のうちにやり遂げるべき仕事を絶対にやりきるというものです。
私の場合、
「前日にやるべき業務を決め、その業務が終わらない限り絶対に帰社しない」こととしております。
そのためには、業務を始める前に、業務行程に無駄がないかを確認し、上司に仕事の進め方などを打診し、さらに、以下のスキルを習得する必要があります。
- 基本的なPCの扱い方をマスターする。
- 社内で業務を円滑化するための環境を構築する。
- 対人折衝能力を磨く
基本的なPCの扱い方をマスターする。
事務作業ではワードやエクセルは必須であると思います。
「業務が早い人」という位置づけになるために、最低限必要と考えられる基本的な事項をまとめてみました。
1.TABキーの活用
レポーティングやデータ入力の際、セルの移動等に「TAB」キーは利用していますか？
速度が全く変わってきますので、絶対利用しましょう。
各種ショートカットキーの活用
○ Ctrl ＋ C ・・・・・・コピー
○ Ctrl ＋ X ・・・・・・切り取り
○ Ctrl ＋ V ・・・・・・ペースト
○ Ctrl ＋ H ・・・・・・置換・検索
○ Ctrl ＋ S ・・・・・・保存
○ Ctrl ＋ P ・・・・・・印刷
○ Ctrl ＋ Z ・・・・・・戻る（入力結果等の取り消し）
○ Ctrl ＋ Y ・・・・・・進む（最後の処理を繰り返す）
○ Ctrl ＋ A ・・・・・・全選択
○ Ctrl ＋ 1 ・・・・・・セルの書式設定
○ Ctrl ＋ B ・・・・・・Bold（太字）
○ Ctrl ＋ I ・・・・・・斜体
○ Ctrl ＋ U ・・・・・・アンダーバー
○ Ctrl ＋↑・・・・・・ファイルの最上位へ移動（ページアップ）
○ Ctrl ＋↓・・・・・・ファイルの最下位へ移動（ページダウン）
○ Ctrl ＋ PageUP・・・ひとつ前のシートへ移動（Sheet2からSheet1へ）
○ Ctrl ＋ PageDown ・ひとつ先のシートへ移動（Sheet1からSheet2へ）
最初は難しいかもしれませんが、使用することで圧倒的時短になります。マジでおすすめ。
3.最低限これだけは知っておきたいEXCEL関数
IF関数
基本式
IF（条件式,TRUE,FALSE）
例：IF（B2＝C2,””,１）
B2とC2が同一であるならば””（＝空白）を返し、異なる場合には「1」を返す。
コンサルタントやデータ分析をする方ならばかなりの頻度で利用するはず。
OR・AND関数
OR（AND）（条件式1、条件式2・・・）
例：IF（OR（B2＝C2,B2＝D2）,””,1）
B2とC2又はB2とD2が同一であるならば””（＝空白）を返し、異なる場合には「1」を返す。
VLOOKUP関数
VLOOKUP（対象セル,検索範囲,対象列,検索方法）
例：VLOOKUP（E2,B2:C5,2）
E2（札幌）をB2から探し、B2:C5の範囲の2番目の値を返す。
社内での環境構築・調整能力
社内で立ち回るスキルも業務効率化に必要不可欠であると思いました。
時間が空いた時、先輩・同僚社員の仕事を手伝い、社内の人間関係を良好にしておくことで、自分の業務が滞った際助けてもらえるように関係を築くということが重要です。
また、これはあまりお勧めの方法ではないですが、そもそも仕事をできるようになりたいと思っていない方であれば、「自分を弱く見せる」というのも戦略の一つかもしれません。
強い成果主義の会社であれば通用しないと思われますが、旧来型の母性の強い日本企業の場合などは、仕事の負担を軽減してもらったり、仕事を全くしていなくても、周囲との関係性だけで社内での地位を確保できる可能性があります。
なぜ、このような考え方をしているかというと、私自身、超絶激務ブラック企業と超絶ホワイト草食系企業の双方を経験した結果、後者では、まったく仕事をせず自然と人に仕事を押し付け、定時上がりしているような人間でも、人間関係さえできていれば問題視されていないことに気付いたからです。
対人折衝能力
結論としては、「顧客との人間関係を普段から構築しておき、無茶ぶりをされないようにしておく」ということが重要ということです。
これができていないと、案件によっては無茶ぶりをしてくる客もいるでしょう。この場合、条件を一度許容してしまうとビジネス上の優位性を利用され、報酬以上の成果を求められる等残業の発生可能性を高めてしまうことになりかねません。
会社の顧客を担当することとなった場合は顧客を選ぶことができない可能性もありますが、私が法人のルート営業をしていた時は、無理難題や低価格での業務を求めてくる顧客は基本的に切っていました。
そして、残った顧客に対する営業のみで予算は楽に達成することができていました。
もちろん、業務自体も価格に応じた適切な量の業務のみを行っていました。
ある程度の実績がなければこのような対応は難しいものと思われますが、新人時代にスキルを学び、顧客との信頼関係を構築しておけば、顧客を選び、また、顧客をある程度コントロールできるようになり、業務も効率的に終わらせることができるようになるでしょう。
終わりに
今回は業務効率を改善する方法としていくつかあげましたが、特に社会人歴が少ない人にとっては学んで頂ける部分もあるかと思います。
私自身、一度鬼のようなブラック企業に入った際に身を守るために上記スキルを身につけましたが、現在では他の職員の2倍～3倍の仕事をこなし、高いアウトプットを出したうえでも、17時30分に「ピタッ！」と帰社しております。
