そんな疑問にお答えします
私はもともと営業で、事務方の作業は少ないほうでした。
ただ、現在の仕事では膨大なデータを扱うため、仕事で必要になるリソースや、参照する文献などが多くなりました。
整理整頓を行っている理由としては、思考が整理され、仕事を行う上での作業速度・精度に大きな影響があるからです。
当初、整理整頓の重要性があまりよくわかっていませんでした。
結果として、使用する書類・データ等の保管場所を忘れてしまうことがありました。
また、データなどを探すのに時間を使ってしまったり、最新のデータを取り違えて仕事がやり直しになったりしたこともあります。
夜中24時に仕事が完成して確認していたところ、採用しているデータが誤っており、翌日が納期であったため朝まで徹夜で修正作業をしたことは今となってはいい思い出です。
そこで本日は、私が仕事を行う上で意識している整理整頓の方法、整理整頓を意識的に行うコツなんかをお話したいと思っています。
具体的な整理整頓の方法
フォルダやファイルの名称は簡潔に、連番を付す。
皆さんは業務単位で作成した成果品等をフォルダ分け、ファイル名称に連番を付して管理されていますか？
フォルダ・ファイルの名称も案外重要です。
時間が立つと何を放り込んだかわからなくなるフォルダ、なんのファイルなのかわからなくなるものがあると思います。
作業単位でフォルダ名称を区切っておき、ファイル名称をつけておけば、ファイル探しに迷う時間は減少します。
また、連番を付すと、データが一目瞭然でみやすく配置できます。
例えばファイルの頭に01、02、03・・・と連番を付すとその順番にファイルが並んでくれます。
ファイルをクリックするまでにかかる時間も減少するでしょう。
さらにこれは私が普段やっていることなのですが、
Dドライブに作業フォルダを業務の種類別・階層別に作成しておき、現在仕掛中のフォルダ及び関連フォルダのショートカットをデスクトップに作成しています。
会社でPC（Dドライブ）のバックアップを取っているため、データを誤って削除した場合にも容易に復元できます。
また、デスクトップ上もすっきりするので、業務効率の向上が期待できます。
地味ですが、仕事への影響は大きいです。
書籍などはデスクに置かない。
普段利用頻度の低い書籍は、デスクに置かないようにしましょう。
- 集中力が低下する。
- 思考がまとまらない。
- 作業を行うスペースが制限されることで業務効率が低下する場合がある。
等業務効率に悪影響があります。
書籍等は必要な時に取り出し、それ以外はキャビネット等に収納しましょう。
作業スペースを広く確保することが、業務効率に直結します。
インターネットブラウザのお気に入りを整理し、お気に入りバー・タスクバーをフル活用する。
定期的にウェブサイトのお気に入りの並べ替えをしよう。
私の場合、特に利用する回数が多いサイトは、お気に入りバーに表示してます。お気に入りバーは満タンです。
そのほか、最もよく利用するアプリやソフトウェアはタスクバーに、その次に頻度の高いものはスタートバーにピン止めしてます。
また、パスワードについては、よく使うサイトはウェブで記録させておき、利用頻度が少ないものは全てテキストにまとめ、デスクトップに配置しています。
簡単なことですが、仕事の速度に影響が大きいです。
不要なファイルは仕事の区切りに削除しよう。
不要なファイルなどはPCの容量を食うだけでなく、将来データ等を再度利用する場合に、誤認等を生む原因となります。
成果品を作成する際に利用したデータ以外のものは削除してデータを保存しましょう。
記憶が残っているうちに整理する癖をつけることが重要です。
文房具等にはこだわりをもつべし。
実は、文具の使い勝手や、気に入っているか否かだけで、集中力・作業効率には大きな影響があります。
嫌いな人といると、ミスが増える。
そう感じたことがある人はいませんか？
文房具などについては、当然個別の商品ごとに使い勝手も異なりますが、好きか嫌いかも影響します。
また、文房具には、マグネット式でデスクの側面を利用することができるもの等デッドスペースを活用できるものもあります。
自分の気に入っている文具・機能的な文具を探し出し、業務に利用することで業務の効率化していきましょう。
ちなみに私は、Parker、Shepher、セーラー、LAMYなど様々な万年筆やボールペンなどを試してきました。
本記事の趣旨からは外れますが、中でも、モンブランボールペンが、重さ、見た目、使いやすさなど総合的に優れていたため、併せてご紹介します。
お勧め文具・整理整頓用品
メールボックスは常に空に
将来的に利用する情報が載っていないメールは、私の場合、即削除しています。
将来的に利用する情報が載っているメールはそのメール専用のフォルダを分け、そこに種類別に保管します。
これで、メールを探す手間も少なくなります。
メールの内容が簡易な業務等の依頼であれば、即実行し、返信した上で削除します。
レスポンスが上がれば仕事の評価も上がります。
また業務に関するメールはその業務が完了するまで残しています。ちゃんとメールを整理しておけば終わった時に削除することで簡易的なToDoリストの代わりにもなります。
終わりに
いかがでしたか？
今回ご紹介したことはすべて些細なことですが、すべてを行うと、仕事の速度は格段に上がります。
是非試してみて下さい。
また、以下の記事も仕事の質・効率を高める上で、効果的です。
是非参考にしてください。
